Die Verwaltungssprache wird im Schriftverkehr zwischen Behörden, Ämtern und Verwaltungen verwendet, aber auch in der schriftlichen Kommunikation dieser Einrichtungen mit den Bürgerinnen und Bürgern. Dabei geht es darum, Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften umzusetzen. Entsprechend ist die Verwaltungssprache von der Rechtssprache beeinflusst, überschneidet sich aber mit der Alltagssprache und hat eigene Besonderheiten ausgebildet. Sie ist gekennzeichnet durch einen Sprachstil, der oft als »Behördendeutsch« oder »Amtsdeutsch« bezeichnet wird. Typisch hierfür sind unter anderem Bandwurmwörter, amtssprachliche Wendungen, Schachtelsätze und ein unpersönlicher Sprachstil.
Die bürgernahe Verwaltungssprache zielt darauf, Bescheide, Formulare und andere Texte von Behörden für Bürgerinnen und Bürger verständlich zu machen. Verständlichkeit wird insbesondere dadurch erzielt, dass bestimmte Regeln für die Wort-, Satz- und Textebene beachtet werden. Darüber hinaus sind bestimmte Grundsätze zu befolgen, durch die Nähe zur angesprochenen Person hergestellt wird. Dazu gehört neben Höflichkeit und Freundlichkeit auch, dass die Texte geschlechterbewusst formuliert werden. Wenn nötig gibt es Hinweise auf Lücken, Widersprüche und Redundanzen im Text. Des Weiteren wird darauf geachtet, dass Strukturen einheitlich sind, zum Beispiel bei Definitionen, oder dass die Überschrift zum Inhalt des entsprechenden Abschnitts passen. Um Behörden und Firmen bei der Optimierung ihrer Texte zu unterstützen, bietet die GfdS Seminare und Workshops zu diesem Thema an und verfasst Ratgeber mit Leitsätzen und Beispielen aus der Praxis.
Vorteile einer bürgernahen Verwaltungssprache für beide Seiten
Es kostet Zeit, Texte so zu schreiben oder zu bearbeiten, dass sie verständlich und nutzerfreundlich sind. Aber diese Zeit ist gut investiert, denn sie bringt nicht nur den Bürgerinnen und Bürgern, sondern auch den Behörden und Firmen selbst eine Reihe von Vorteilen:
- erfolgreiche Kommunikation
- weniger Rückfragen, Missverständnisse und Beschwerden
- weniger Ärger und Enttäuschung bei der angeschriebenen Person
- Zeit für die eigentlichen Aufgaben
- weniger Stress
- Kostenersparnis
- Serviceorientierung als Basis für eine gute, vertrauensvolle und kooperative Zusammenarbeit
- positives Image der Verwaltung
- Abbau von Politikverdrossenheit
- Schaffung von Bürgernähe
- Bürokratieabbau
Beispiele für Textbearbeitungen
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Texte geschlechterbewusst und höflich formuliert sowie auf der Wort-, der Satz- und der Textebene optimiert werden können.
Bearbeitungsbeispiele
