Grußformel bei Briefen mit unangenehmem Inhalt
[F] Ich muss als Mitarbeiter meiner Firma auf einen Brief reagieren, der unsachlich und unhöflich formuliert ist. In diesem Kontext empfinde ich es als unangemessen, die Grußformel »Mit freundlichen Grüßen« zu verwenden. Auch möchte ich nicht »Hochachtungsvoll« schreiben, da ich dem Adressaten gegenüber nicht meine Hochachtung zum Ausdruck bringen will. Welche Möglichkeiten habe ich?
[A] Die Grußformel in Briefen ist formal in der DIN-Norm 5008 geregelt; dort heißt es, dass sie mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird. Die Standardformel in geschäftlicher Korrespondenz lautet »Mit freundlichen Grüßen«. Üblich sind daneben auch die Formulierungen »Mit freundlichem Gruß«, »Mit verbindlichen Grüßen « und »Freundliche Grüße«, wobei das scheinbar lässigere »Freundliche Grüße« nicht nur als neutral bewertet wird. Der Karriere-Experte Jochen Mai schrieb dazu beispielsweise in der »Abendzeitung« (01.02.2009): »Lässt man in einer gängigen Formel etwas weg, kann das dem Empfänger signalisieren: »Du bist mir nicht mal drei Worte wert – für dich reichen auch zwei.« – Mit »Hochachtungsvoll« können Sie beispielsweise Verärgerung, Ironie oder Ablehnung zum Ausdruck bringen; diese Grußformel wirkt in jedem Fall distanzierter. Sie wurde früher in Ausnahmefällen als Ausweichmöglichkeit verwendet, wenn der Schreiber das Gefühl hatte, ein freundlicher Gruß sei nicht angebracht. Heute wird »Hochachtungsvoll « zwar noch in Schreiben an hohe Amtsträger benutzt (vgl. den »Ratgeber für Anschriften und Anreden «, hg. vom Bundesministerium des Innern, abrufbar unter http://protokollinland.de), kommt sonst aber nur noch selten vor, da die Wendung von vielen als veraltet und konservativ empfunden wird (vgl. »Duden, Briefe schreiben – leicht gemacht«. 2. Aufl., Mannheim 2008, S. 39, Duden, »Briefe gut und richtig schreiben!«, 4. Aufl., Mannheim 2006, S. 47). Die Verwendung von »Hochachtungsvoll« ist also nicht zu empfehlen.
Nach DIN 5008 ist es möglich, die Grußformel abzuwandeln. Dementsprechend finden sich bei Briefen mit unangenehmem Inhalt Formeln wie »Es grüßt Sie …«, »In Hoffnung auf eine klärende/schnelle/positive Antwort«, »In Erwartung einer Klärung« oder auch »Mit Bitte um baldige Antwort/Bearbeitung«. Vereinzelt wird eine Formulierung wie »Mit noch freundlichen Grüßen« verwendet; gelegentlich verzichtet der Schreiber ganz auf die Grußformel und platziert lediglich seine Unterschrift unter dem letzten Satz. Diese beiden Varianten scheinen mir aber nicht ratsam. Der Fall »Grußformel bei Briefen mit unangenehmem Inhalt« wird in der DIN 5008 jedoch ebenso wenig behandelt wie der Fall, dass der Schreiber dem Inhalt seines Schreibens entsprechend in der Grußformel seiner Verärgerung Ausdruck verleihen möchte. Ein Blick in Musterbriefsammlungen zeigt, dass in geschäftlicher Korrespondenz auch bei Mahnungen, Kündigungen, Beschwerden und anderen eher unangenehmen Inhalten in der Regel die Form gewahrt wird und dass sich mangelnde Hochachtung vor dem Adressaten weder in der Anrede noch in der Grußformel auswirkt. »Sehr geehrte/r …« und »Mit freundlichen Grüßen« werden selbst dann verwendet, wenn der Schreiber persönlich genau das Gegenteil denken mag. Dies ist zum einen ein Ausdruck von Professionalität. Zum anderen wird »Mit freundlichen Grüßen« in aller Regel als neutrale, unpersönliche und nichtssagende Floskel verstanden, mit der keine eigene Wertung zum Ausdruck gebracht wird. Sie machen also nichts falsch, wenn Sie diese Formel in Ihrem Brief verwenden.
